Блог

Управленческий миф №2:У каждого совещания должна быть строгая повестка

10.07.2018
new

У одних должна быть, а у других- нет. Если бы у каждого совещания была строгая повестка, как бы участники гадали о будущем, придумывали рынки и продукты, и выстраивали общие ценности?

В лучшем случае совещания собирают в одной комнате исполнителей разрозненных функций для обсуждения общих задач и обмена информацией, нужной участникам для хорошего выполнения работы.

На стадии Давай-давай совещания проходят без повестки. На них обсуждаются любые темы, которые касаются интересов учредителя. По большей части это спонтанные собрания, происходящее по всюду: в коридорах, у фонтанчика для питья, в цеху, подле кофеварки с пончиками. Темы обсуждения касаются полного спектра корпоративных дел. Обычно тема не одна, и каждый участник уполномочен предложить новую, если президенту она не интересна.

Когда компания стареет, появляется тенденция формализовать структуру совещаний. На стадии Расцвета совещания начинают жить собственной жизнью. Они становятся рабочей средой менеджеров среднего звена- ареной для решения ключевых проблем посредством переговоров между коллегами и теми, кто может помочь.

Формальная повестка становится нормой в более зрелых организациях. Такая повестка не только определяет темы обсуждения, участников и отведённое им время, но и предписывает конкретные результаты. Участники придерживаются установленного дресс-кода. Они занимают места за столом согласно рангу.

Такая давящая атмосфера душит инициативу. Протокол заседания (кто что говорит, как он это говорит, к кому обращается) исключает возможность девиации. Менеджеры, боясь отступить от протокола, передвигаются на цыпочках. Именно им важно понять, что этот принцип не более, чем миф.

Такие заседания мало к чему ведут, кроме скучного обмена информацией. Еще до начала совещания менеджеры уже знают, чего ожидать. Самые умные заранее готовят почву для желаемых результатов с помощью неформальных дискуссий с другими менеджерами. Те, кто отклоняется от повестки, рискуют заработать репутацию смутьяна – корпоративного парии, которого остальные менеджеры избегают любой ценой. Форма разрушает функцию.

Следует компаниям избегать или придерживаться повестки? Все зависит от обстоятельств. В Младенчестве формальных совещаний обычно не бывает. Решения внедряются до того, как о них расходятся слухи. На стадии Давай-давай процесс принятия решений, которым заправляет президент, очень гибок и непредсказуем, и практически отсутствует подотчетность. На этой стадии формальные совещания с повесткой нужны только для того, чтобы уравновесить спонтанную корпоративную культуру.

В компаниях, которые покинули Расцвет, совещания становятся все более структурированными и бесполезными. В подобных компаниях нужно отвести время для собраний с нейкой общей темой, без строгой повестки и без слайдов. Такие собрания должны дополнять, а не замещать формальные совещания. В компании на стадии Расцвета бывают и строгие заседания, и собрания в свободной форме.

Комментарии (0)
ОСТАВИТЬ КОММЕНТАРИЙ

У ВАС ЕСТЬ ВОПРОСЫ ПО ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ИНСТИТУТА АДИЗЕСА?

Задайте их нашим экспертам!

ФОРМА УСПЕШНО ОТПРАВЛЕНА
При отправки формы возникли ошибки. Проверьте правильность введенных данных.